Anual, erorile de introducere manuală a datelor îi poate costa pe producători milioane de dolari.
Software-ul de schimb electronic de date
Cu ajutorul software-ului de schimb electronic de date (EDI), puteți trimite instantaneu, fără intervenție umană:
- comenzi de achiziție,
- programe de lansare,
- facturi,
- avize de remitere,
- notificări de expediere în avans.
Fiecare producător ar trebui să învețe felul în care EDI poate transforma comunicarea cu furnizorii/clienții și poate crea procese de afaceri mai rapide și mai precise.
Ce este schimbul electronic de date?
Schimbul electronic de date este o metodă standardizată pentru schimbul electronic de documente comerciale între companii.
În loc să imprime, să trimită prin poștă sau prin fax comenzi de achiziție și facturi ori să efectueze apeluri telefonice zilnice pentru a confirma programele de livrare, EDI traduce datele de afaceri în formate standardizate pe care computerele le pot citi și procesa automat.
Companiile utilizează EDI pentru a:
- eficientiza comunicarea,
- reduce erorile,
- accelera tranzacțiile comerciale.
EDI în producție
EDI vizează mai multe industrii, inclusiv logistica, asistența medicală și comerț cu amănuntul. În cele ce urmează ne vom focaliza, totuși, pe producție.
Sectoarele de producție care se bazează în mare măsură pe EDI includ:
- industria auto,
- bunurile de folosință îndelungată,
- electronica,
- producția de dispozitive medicale.
Definiția schimbului electronic de date pentru producție
Definiția schimbului electronic de date pentru producție include mai multe standarde EDI care mențin consecvența.
- ANSI X12
Domină producția nord-americană, oferind formate de tranzacții standardizate pentru comenzi de achiziție, facturi și avize de expediere.
- EDIFACT
Servește drept standard internațional, util în special pentru producătorii globali.
- ODETTE
Se adresează în mod specific nevoilor industriei auto. Sprijină tranzacțiile specializate dintre producătorii de automobile și furnizorii lor.
Ce este software-ul EDI?
Software-ul EDI este o platformă specializată, care traduce documentele de afaceri în formate electronice standardizate. De asemenea, gestionează transmiterea lor către partenerii comerciali și primirea lor.
Pentru a automatiza crearea și procesarea documentelor, instrumentele EDI se integrează cu sistemele ERP, de contabilitate și de gestionare a depozitelor existente.
Astfel de aplicații simplifică dificultatea tehnică a comunicațiilor, oferind interfețe ușor de utilizat pentru monitorizarea tranzacțiilor și rezolvarea problemelor.
EDI în fluxurile de lucru din producție
În operațiunile de producție și cele legate de lanțul de aprovizionare, instrumentele electronice de schimb de date vă conectează direct cu furnizorii, clienții și furnizorii de logistică. Cum ? Prin schimbul automat de documente.
Indiferent dacă desfășurați operațiuni de producție discretă, procese continue, producție pe loturi sau operațiuni de tip job shop, software-ul dvs. EDI trebuie să poată citi următoarele tipuri de tranzacții:
EDI 830: Program de livrare cu capacitate de lansare
Tranzacțiile EDI 830 comunică furnizorilor previziunile de producție și cerințele de livrare pe perioade extinse.
Acest tip de tranzacție îi ajută pe furnizori să își planifice programele de producție, afișând atât comenzile, cât și cererea proiectată pentru perioadele viitoare.
Furnizorii utilizează informațiile date pentru a aloca resurse, a programa ciclurile de fabricație și a menține niveluri adecvate ale stocurilor, respectând orarul livrărilor.
EDI 850: Comandă de achiziție
Una dintre cele mai comune utilizări ale software-ului EDI este pentru comenzile de achiziție.
EDI 850 reprezintă comanda formală de achiziție, trimisă electronic furnizorilor.
Tranzacția inițiază procesul de achiziție prin specificarea exactă a produselor de care aveți nevoie, a cantităților, a prețurilor, a datelor de livrare și a instrucțiunilor de expediere.
Sistemul ERP generează automat astfel de comenzi când stocul ajunge la puncte de reaprovizionare sau când programele de producție creează cerințe de materiale.
EDI 855: Confirmare de primire
EDI 855 servește drept răspuns oficial al furnizorului la comanda de achiziție, confirmând că acesta poate îndeplini solicitarea dvs.
Furnizorii trimit confirmări de primire pentru a verifica prețurile, cantitățile, datele de livrare și orice modificări aduse termenilor comenzii inițiale.
EDI 855 ajută la prevenirea neînțelegerilor prin documentarea termenilor conveniți înainte de începerea producției.
EDI 856: Notificare prealabilă de expediere
Tranzacțiile EDI 856 vă înștiințează atunci când furnizorii expediază comenzile, oferind informații detaliate despre conținutul coletului și timpii de livrare estimați.
Asemenea notificări ajută la pregătirea zonelor de recepție, programarea timpul de andocare și actualizarea sistemelor de inventar. Totul – înainte de sosirea materialelor.
Notificările prealabile de expediere susțin, de asemenea, procesele automate de recepție și îmbunătățesc gestionarea stocurilor.
EDI 810: Factura
EDI 810 reprezintă facturile electronice pe care furnizorii le trimit după expedierea produselor către unitatea dvs., comparate cu comenzile de achiziție și înregistrările de recepție pentru a automatiza procesarea conturilor de plătit.
Procesul reduce timpul de procesare a plăților și vă ajută să profitați de reducerile acordate pentru plățile anticipate.
EDI 862: Program de livrare
Tranzacțiile EDI 862 oferă programe de livrare pe termen scurt, care specifică datele exacte de livrare și cantitățile pentru livrările viitoare.
Spre deosebire de previziunile EDI 830, aceste programe reprezintă angajamente ferme pentru livrări pe termen scurt.
Furnizorii utilizează astfel de programe detaliate pentru a coordona ciclurile de producție finale și a aranja transportul.
Caracteristici cheie ale software-ului EDI axat pe producție
Companiile producătoare au o gamă largă de nevoi. Prin urmare, exemplele de caracteristici ale software-ului EDI variază.
Iată cele mai comune caracteristici de care veți avea nevoie:
Conformitate integrată cu partenerii comerciali și gestionarea excepțiilor
Software-ul EDI pentru producție ar trebui să includă șabloane preconfigurate pentru principalii parteneri comerciali, cum ar fi producătorii de echipamente originale auto și lanțurile de retail.
Șabloanele formatează automat datele în funcție de cerințele specifice ale fiecărui partener, reducând timpul de configurare și riscurile de conformitate.
De asemenea, este posibil să doriți funcții de gestionare a excepțiilor care vă avertizează atunci când tranzacțiile nu îndeplinesc regulile de validare.
Autovalidare, confirmări funcționale 997 și tablouri de bord cu erori
Pentru a detecta din timp erorile de formatare, cele mai bune exemple de software de schimb electronic de date validează automat documentele expediate înainte de transmitere.
De asemenea, procesează confirmări funcționale 997 care atestă că partenerii comerciali au primit cu succes transmisiile dvs.
E bine să căutați tablouri de bord cuprinzătoare pentru erori care oferă vizibilitate în timp real asupra stării tranzacțiilor, a transmisiilor eșuate și a confirmărilor în așteptare.
Opțiuni de implementare ERP în cloud, local și integrat
Companiile producătoare au adesea nevoie de opțiuni de implementare flexibile, care să corespundă infrastructurii lor IT și politicilor de securitate.
Software-ul EDI bazat pe cloud oferă scalabilitate și costuri IT reduse.
În paralel, soluțiile locale oferă control maxim asupra datelor sensibile.
Nu în ultimul râns, integrarea ERP încorporată asigură cea mai strânsă conexiune posibilă între procesele dvs. de afaceri și comunicațiile EDI.
Beneficiile EDI pentru operațiunile de producție
Software-ul EDI oferă îmbunătățiri măsurabile în cadrul operațiunilor de producție.
Iată doar câteva beneficii ale software-ului de schimb electronic de date.
Cicluri de producție mai scurte și procesare mai rapidă a comenzilor până la încasări
Schimbul automat de documente elimină întârzierile asociate cu procesarea manuală, corespondența fizică și apelurile telefonice.
Comenzile de achiziție ajung instantaneu la furnizori. Confirmările de primire se întorc în câteva ore, iar facturile se procesează automat la confirmarea primirii.
Pentru a maximiza aceste beneficii, alegeți un software EDI care se integrează strâns cu sistemele dvs. de planificare a producției și de contabilitate.
Costuri mai mici de gestionare a stocurilor
Software-ul EDI permite fabricația just-in-time, oferind furnizorilor informații precise despre cerere, în timp real, prin transmisii automate de prognoză.
Furnizorii primesc imediat programe actualizate atunci când planurile de producție se modifică, permițându-le să își ajusteze livrările în consecință.
Pentru a minimiza cerințele de stoc de siguranță, concentrați-vă pe soluții care acceptă actualizări frecvente ale programului și pot gestiona scenarii complexe de prognoză.
Trasabilitate îmbunătățită și conformitate cu reglementările
Tranzacțiile electronice creează jurnalele de audit automate. Ele urmăresc fiecare schimb de documente cu marcaje temporale și confirmări.
Asemenea documentație susține conformitatea cu reglementările în industrii precum industria auto, aerospațială și dispozitivele medicale, unde trasabilitatea end-to-end este obligatorie.
Selectați un software EDI care menține jurnale complete de tranzacții și poate genera rapoarte de conformitate pentru auditori și agențiile de reglementare.
Mai puține rambursări de plăți, penalizări și modificări manuale
Procesarea automată EDI reduce erorile umane care declanșează rambursări costisitoare din partea clienților care impun cerințe stricte de conformitate.
În plus, tranzacțiile electronice elimină introducerea manuală a datelor, implicit – erorile de transcriere. Rezultatul? Costuri reduse cu forța de muncă și mai mult personal pentru activități cu valoare adăugată.
Printre exemplele de top de instrumente de schimb electronic de date se numără:
- monitorizarea conformității pentru a preveni încălcările înainte de apariția lor,
- raportarea detaliată pentru a urmări reducerea rambursărilor.
Foaie de parcurs pentru implementarea EDI
Implementarea variază în funcție de producător. Implementarea cu succes a software-ului EDI începe cu o planificare atentă și așteptări realiste.
Urmați pașii de mai jos pentru a evita capcanele comune.
Evaluarea nevoilor
O evaluare amănunțită a nevoilor analizează volumele actuale de documente, cerințele partenerilor comerciali, capacitățile EDI ale furnizorilor și complexitatea integrării.
Luați în considerare planurile de creștere atunci când evaluați opțiunile de scalabilitate.
În paralel, pentru a găsi cea mai potrivită opțiune pentru resursele dvs. tehnice, comparați modelele de asistență între diferiți furnizori.
Implementările în cloud oferă costuri inițiale mai mici și actualizări automate.
Soluțiile locale oferă control maxim asupra securității datelor și a opțiunilor de personalizare.
Alegerea unui partener EDI
Partenerul dumneavoastră EDI ar trebui să demonstreze o experiență vastă în producție.
Pentru găsirea unui furnizor care poate crește odată cu afacerea dumneavoastră, evaluați:
- capacitățile tehnice,
- rețeaua de parteneri comerciali,
- structura de asistență continuă.
Solicitați referințe de la clienții actuali din industria dumneavoastră și întrebați despre termenele de implementare, răspunsul prompt al asistenței și fiabilitatea sistemului.
Testarea tranzacțiilor pilot și validarea răspunsurilor
Pentru a valida configurația înainte de extindere, începeți implementarea software-ului EDI cu un singur partener comercial și cu un singur tip de tranzacție.
Testați toate scenariile, inclusiv tranzacțiile normale, condițiile de eroare și gestionarea excepțiilor, pentru a confirma buna funcționare a configurațiilor.
Monitorizare la ieșire
Monitorizarea intensivă în primele săptămâni de utilizare a software-ului EDI previne transformarea problemelor minore în probleme majore.
Stabiliți procese zilnice de revizuire pentru a verifica starea tranzacțiilor, ratele de eroare și feedback-ul partenerilor comerciali în perioada inițială de stabilizare.
Pentru a rezolva rapid problemele și a menține încrederea partenerilor comerciali, planificați o disponibilitate mai mare a asistenței în timpul implementării.
Urmărirea KPI-urilor și îmbunătățirea continuă
Definiți indicatori cheie de performanță, cum ar fi timpul de procesare a tranzacțiilor, ratele de eroare și reducerea rambursărilor, pentru a vă măsura succesul cantitativ.
Evaluările performanței ajută la identificarea oportunităților de optimizare și justifică extinderea către parteneri comerciali suplimentari.
Folosiți aceste valori pentru a demonstra rentabilitatea investiției și a asigura bugetul pentru îmbunătățiri ale sistemului și funcții EDI suplimentare.
De ce este DELMIAWorks un partener EDI de încredere
Software-ul EDI de la DELMIAWorks acoperă mai multe segmente industriale. Totodatăt, acceptă sute de parteneri comerciali, lista fiind în continuă creștere.
Software-ul de la DELMIAWorks:
- acceptă o listă extinsă de mapări de seturi de tranzacții,
- oferă un instrument intuitiv de mapare a șabloanelor (care vă permite să gestionați și să adăugați cu ușurință noi seturi de tranzacții),
- îndeplinește cele mai stricte cerințe de etichetare pentru toți producătorii majori de automobile, corporațiile de retail și alte industrii exigente.
Merită menționat și că e una dintre puținele soluții software ERP aprobate de Honda of North America, Inc. pentru a îndeplini cerințele lor stricte EDI.
Dacă vă sunt utile articolele noastre, nu ezitați să vă abonați la newsletter.